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Gandayo

Die ganze Welt redet von „Digitalisierung“, „Digitaler Transformation“, „Industrie 4.0″ und so weiter – doch bei vielen ganz alltäglichen Prozessen, wie zum Beispiel der Terminplanung, arbeiten die meisten Unternehmen (und Privatpersonen) noch immer wie vor über 15 Jahren!

Mitte der Neunziger hatte fast jeder einen Terminplaner auf Papier und es war die große Zeit von Filofax und Time/system. Das Festnetz-Telefon war seit Jahrzehnten das primäre Kommunikationsmittel, es gab schon ein paar Millionen Handy´s und die E-Mail kam gerade auf. Und wie hat man Termine für ein geschäftliches Meeting oder privates Treffen gefunden? Per Telefon und E-Mail. Kurz nach dem Platzen der dotcom-Blase kamen dann zu Anfang des neuen Jahrtausends noch die Terminanfragen aus den Groupwaresystemen Lotus Notes oder Microsoft Exchange hinzu. Und für die Privatleute Doodle. Wer hat´s erfunden? Natürlich die Schweizer!

Doch was hatten und haben alle diese sogenannten Tools für Personal Information Management und Terminabstimmung gemeinsam? Rate mal mit Rosenthal – nach dem Motto „Ich weiß nicht, wann der andere Zeit hat, also schiesse ich mal ins Blaue“. Aber die „Anwender“ waren leider schon damals der Meinung, das ist nicht Spitze! Denn ein geschäftliches Treffen mit zum Beispiel vier Personen zu organisieren endete meistens in einem nervigen und langwierigen hin und her … ungefähr so:

Terminfindung im Jahre 2003 – wie ging das damals?

Wann habe ich Zeit? Steht glücklicher Weise in meinem Kalender. Nur die Lücke zwischen den vielen geschäftlichen Meetings und privaten Terminen mal eben schnell finden … Und wann kann Ralf? Keine Ahnung, steht ja nur in seinem Kalender. Er hat auch immer viele Termine, aber von meinen drei Vorschlägen wird schon einer passen. Zumindest gibt es keinen Terminkonflikt mit Fußball. Das hat man natürlich schon mal geprüft, den Ralf ist ja Fan der Lilien. Was ist mit Marc? Hmm. Der ist von Dienstag bis Donnerstag unterwegs. Aber nicht immer. Oder war es von Montag bis Donnerstag? Verflixt. Steht auch nur in seinem Kalender … also nur freitags, wird schon irgendwie passen. So, jetzt zu Christian. Der ist oft in der Niederlassung in München, nur an welchen Tagen … aber egal, ich brauche den Termin für das Meeting jetzt langsam wirklich dringend. Also raus mit den drei Vorschlägen für die nächste sowie übernächste Woche als Terminanfrage und besser noch ne´ Mail dazu … Wie lange hat das jetzt gedauert? Lieber nicht auf die Uhr schauen … war auf jeden Fall viel Zeit, die man lieber für die inhaltliche Vorbereitung des Meetings genutzt hätte!

Tags drauf ruft Christian an. Er ist gar nicht in München für die nächsten drei Monate. Super! Dann passt ja ein Termin ganz bestimmt. Nein? Leider doch nicht, er ist die nächsten zwei Wochen im Urlaub. So wird es leider überhaupt nichts zu den ursprünglichen Terminvorschlägen. Denn wir brauchen für das Meeting alle vier!

Problem delegiert und nicht gelöst …

Jetzt reicht es mir, jetzt muss Nadja ran – sie ist ja die Team-Assistentin und macht solche komplizierten Abstimmungen nicht nur viel besser, sondern bestimmt auch gerne, hoffe ich zumindest … und tatsächlich: Zwei Tage später nach 4 Kurznachrichten, 3 E-Mails, 13 nicht erfolgreichen Anrufversuchen und 6 Telefongesprächen ist der Termin durch Nadja´s großartigen Einsatz endlich fixiert. Hat Nadja wirklich sehr gut gemacht. Deswegen muss sie das ab sofort immer übernehmen für solche Meetings. Nadja ist auch viel schneller … dauert bei ihr bestimmt nur eine knappe halbe Stunde für das „Setup“ eines Meetings.

 

Knapp 15 Jahre später: In Zeiten der Digitalisierung

Wie geht Terminfindung heute? Noch ganz genauso kompliziert. Nur statt ins Filofax schaut man heute natürlich auf das iPhone oder Android, der Terminkalender ist ja schließlich digital. Der restliche Terminfindungs-Prozess ist aber nahezu gleich!

Doch leider haben wir mittlerweile viel mehr Meetings. Denn wir arbeiten mit anderen Unternehmen nicht nur gelegentlich, sondern in vielen Projekten regelmäßig zusammen. In virtuellen Teams minimieren wir wo immer möglich Reisekosten und machen stattdessen (oder manchmal zusätzlich) Telko´s oder Online-Meetings. Auch Nadja, nur nicht die 6 Stunden wöchentlich, die sie für uns die Termine abstimmt. Das macht sie mittlerweile oftmals sogar ganz analog und überwiegend per Telefon. Denn Doodle nutzt geschäftlich noch immer kaum einer und im „information-overflow“ sind die Terminanfragen via E-Mail bei einigen längst untergegangen …

Ok, das war jetzt alles etwas drastisch dargestellt. Aber da ist schon ein klein wenig Wahrheit dran. Oder vielleicht nur ein klein wenig Übertreibung? Wie auch immer, liegt im Auge des Betrachters und Betroffenen. Wir wollen die Terminfindung grundlegend für Sie vereinfachen. Daher arbeiten wir bei SmartMeeting an der „nächsten Generation der Terminplanung“. Bereits seit zwei Jahren, und wir sind mittlerweile auch schon richtig weit. Mit vielen Jahren Erfahrung und einem gemeinsamen Ziel: einfache und effiziente Terminplanung. Schauen Sie es sich in unserem VIDEO mal an – oder probieren Sie die „Smarte Terminplanung im digitalen Zeitalter“ mit der SmartMeeting App doch einfach mal hier aus. Wir freuen uns auf Ihr Feedback. Digital oder analog, wie Sie es mögen!

 

Von Michael Reibold

COSYNUS GmbH

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